Proprietäre Formate und Protokolle sind unfreie Formate und Protokolle. Sie sind so verbreitet, dass man oft gar nicht weiß, dass man sie nutzt. Sie sind nicht öffentlich dokumentiert, das heißt nur ihr Erfinder kennt ihr Geheimnis. Programme, die mit diesen Formaten und Protokollen umgehen können, werden allein vom Hersteller vertrieben und resultieren zumeist in einem Lock-in-Effekt für den Anwender und der Abhängigkeit von einem Monopolisten. Des Weiteren kann die Sicherheit eines geheimen Verfahrens nicht geprüft werden und wird meist über das umstrittene Konzept Security by obscurity erreicht. Zudem können ohne das Wissen des Anwenders Informationen verbreitet werden, die der Nutzer lieber nicht preisgeben möchte.

Es kann auch passieren, dass proprietäre Programme nicht mehr weiter gepflegt werden und man auf alte Daten später nicht mehr zugreifen kann, weil es auf einem neuen System kein geeignetes Programm mehr gibt. Es ist zwar mit großem Aufwand möglich, proprietäre Formate und Protokolle zu entschlüsseln, dies gelingt jedoch selten vollständig, so dass deren Nutzung mit freien Alternativprogrammen nie so gut funktionieren wird wie mit den unfreien Programmen, die speziell dafür geschrieben wurden.

Freie Standards dagegen können von jedem studiert sowie weiterentwickelt werden und sind daher nicht selten fortschrittlicher. Zudem wird ein freier Wettbewerb mit vielfältigen Anbietern gefördert. Daher werden hier in diesem Artikel proprietäre Formate und Protokolle und ihre freien Alternativen mit Konvertierungsmöglichkeiten oder "Brücken" gegenübergestellt.